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Trovare il momento migliore per l'incontro con i colleghi d'ufficio spesso non è un lavoro facile. Devi prima chiedere loro l'orario conveniente e poi abbinare lo stesso al tuo programma per arrivare all'orario più adatto a tutti. Il compito di decidere quando incontrarsi è relativamente semplice se i partecipanti sono minori, ma se la riunione richiede più persone. Il lavoro diventa davvero difficile con alcuni non disponibili o persone che lasciano a causa di vari motivi. Tutto questo processo ti fa investire molto del tuo tempo produttivo, vero?!
TrovaTempo è un'applicazione che può aiutarti a pianificare le riunioni più velocemente. Un componente aggiuntivo per Microsoft Outlook, FindTime ti aiuta a decidere facilmente un orario di incontro con un approccio sistematico e anche senza molto del tuo coinvolgimento. L'app ti suggerisce automaticamente quali giorni e orari funzionano meglio per le persone che devono partecipare alla riunione. Quindi, aiutandoti ad arrivare abbastanza facilmente al momento del consenso. Leggi di seguito per scoprire come pianificare le riunioni più velocemente.
Trova Tempo per Outlook
FindTime riduce il tempo di organizzazione. In qualità di organizzatore, proponi gli orari selezionati a tutti i partecipanti e consenti a tutti di votare. Una volta ottenuto il consenso attraverso il voto, FindTime invia l'invito alla riunione per tuo conto, eliminando così il tempo che di solito devi investire coordinandoti con le persone e arrivando al momento migliore per tutti.
Per iniziare a usare FindTime
Passo 1
Il primo passo è installare FindTime e per farlo è obbligatorio accedere agli account di Office 365. Una volta effettuato l'accesso, puoi installare FindTime dal negozio di Office. Una volta installato, riavvia Outlook e puoi vedere l'icona FindTime situata nell'angolo in alto a destra della schermata di Outlook. Nota la differenza di aspetto su Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook sul Web mostrata di seguito.
In Outlook 2013
In Outlook 2016
Su Outlook sul Web
Nota: FindTime è accessibile solo su Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook sul Web.
Passo 2
Quindi, dopo aver configurato l'App, ora puoi comporre una nuova email o rispondere a un'email esistente per pianificare un incontro.
Ad esempio, se desideri organizzare un incontro con le persone elencate rispondendo a un'email esistente. Fare clic su "Rispondi al sondaggio della riunione".
Si apre un pannello attraverso il quale è possibile impostare la durata della riunione. La parte centrale e inferiore del pannello ti permette di vedere il programma delle persone che desideri invitare per una riunione. Qui puoi selezionare più fasce orarie e inviarle alle persone coinvolte chiedendo loro di votare.
Lo stato delle persone è rappresentato da diversi colori e in base allo stesso puoi decidere quale slot di riunione è più adatto a tutti.
Fai clic su "Avanti" e vedrai le fasce orarie selezionate e le schede come "luogo della riunione". Ora sei pronto per fare un invito. Fai clic su "Inserisci nell'e-mail" per fare un invito.
Passaggio 3
Dopo aver effettuato un invito, fai clic su "invia" nella finestra della tua casella di posta per consentire alle persone di iniziare a votare nelle fasce orarie che hai selezionato. Tutti gli invitati possono vedere il sondaggio online su chi vota per quale ora. Puoi anche sapere che gli altri conoscono la tua slot preferita.
Non appena i voti sono arrivati, l'invito riceve gli orari e la riunione è stata impostata. L'organizzatore riceve anche un'e-mail sulla conferma dell'invito.
Nota: dal lato dei destinatari, hanno solo bisogno di un indirizzo e-mail per ricevere il tuo invito e l'accesso a Internet per votare sul sito Web FindTime. Inoltre, possono votare da qualsiasi dispositivo desiderano. I destinatari non hanno bisogno di avere FindTime installato sul proprio PC o telefono, o per la questione un account di Office 365.
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Fonte immagine: Microsoft.
