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Organizzare riunioni di gruppo è un compito difficile, soprattutto quando l'organizzatore scopre che non c'è un buon momento in cui tutti possono incontrarsi. Il problema, tuttavia, può essere ridotto al minimo tramite di Outlook funzione appena implementata chiamata Proponi un nuovo orario. Gli utenti che eseguono versioni desktop di Microsoft Outlook potrebbero avere familiarità con questa funzione. È una funzione che consente ai partecipanti di controllare quando tutti, inclusi se stessi, sono liberi in modo che una riunione possa essere organizzata facilmente e senza troppi problemi da parte dell'organizzatore.
Tutto ciò che i partecipanti devono fare è declinare educatamente l'orario proposto per l'incontro e suggerire un altro momento adatto che l'organizzatore della riunione possa considerare. L'organizzatore può quindi accettare la migliore proposta di nuovo orario e riprogrammare rapidamente l'incontro.
Come funziona la funzione Proponi nuova ora in Outlook
Innanzitutto, un organizzatore di riunioni invia una richiesta a tutti i partecipanti. Dopo aver ricevuto la richiesta di riunione, i partecipanti possono trovare varie opzioni (Provvisorio, Rifiuta e Proponi nuovo orario) elencate accanto al solito pulsante "Accetta" nella sezione "Posta".
In caso di conflitto sull'orario proposto per la riunione. Un partecipante può semplicemente fare clic sul pulsante Proponi nuovo orario sull'invito o sull'evento del calendario stesso.
Al termine, trova 3 scelte visualizzate:
- Accetta e proponi un nuovo orario
- Provvisorio e proporre nuovo tempo
- Rifiuta e proponi un nuovo orario.
Dopo aver selezionato una delle tre opzioni Proponi nuovo orario, si apre una vista semplificata dell'assistente di pianificazione.
Lì puoi inserire i dettagli appropriati e premere il pulsante "OK". L'azione mostra istantaneamente un nuovo messaggio di posta elettronica, indirizzato automaticamente all'organizzatore, con la nuova proposta di orario. Hai anche la possibilità di aggiungere destinatari, oltre all'organizzatore.
Quando un organizzatore di una riunione riceve un'e-mail da un partecipante che propone una nuova ora, nell'invito viene visualizzata una notifica che indica che è stata proposta una nuova ora per l'invito alla riunione inviato in precedenza.
Se l'organizzatore è ricettivo alle modifiche suggerite, modifica l'evento. L'assistente alla pianificazione gli consente di visualizzare l'orario corrente della riunione insieme a tutte le nuove proposte di orario che riceve da tutti i partecipanti.
Questo gli semplifica il compito di trovare, confrontare le opzioni e selezionare quella che funziona meglio per tutti.
Una volta selezionato un nuovo orario per la riunione, un organizzatore può inviare un invito aggiornato a tutti i partecipanti.
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